Het is misschien niet het leukste klusje, maar wel één van de belangrijkste: de boekhouding van jouw webshop. Natuurlijk wil je dat deze kloppend is. Het geeft je namelijk een goed inzicht over hoe jouw bedrijf er financieel voor staat. Voor een kloppende boekhouding is afletteren essentieel. Je zorgt hiermee voor een duidelijk financieel overzicht van de nog openstaande verkoop- of inkoopfacturen.
Afletteren is een tijdrovende klus waarbij fouten snel gemaakt zijn. Gelukkig is het gehele proces te automatiseren dankzij de koppelingen van Combidesk. Zo voorkom je fouten en bespaar je tijd om te doen waar jij goed in bent. Namelijk het verkopen van jouw producten en/of diensten.
Wat is afletteren?
Het boekhoudkundige begrip afletteren betekent simpelweg het afvinken van mutaties die bij elkaar horen. Hierbij wordt je bankafschrift gekoppeld aan openstaande verkoop- of inkoopfacturen in je administratie. Heb je bijvoorbeeld iets verkocht voor € 100? Dan wordt het bankafschrift van € 100 gekoppeld aan de verkoopfactuur van € 100 van de specifieke verkoop.
Waarom is afletteren belangrijk?
Afletteren is van groot belang. Het kan je namelijk veel tijd en hoofdpijn besparen. Dankzij het heldere beeld weet je direct welke posten er nog openstaan. Zo weet je precies wie jou al heeft betaald en welke leverancier jij zelf nog moet betalen. Dit voorkomt onnodige herinneringen, extra kosten en ontevreden relaties.
Hoe werkt afletteren?
Bij afletteren koppel je een betaling aan een openstaande post of grootboekrekening. Op het moment dat dit gebeurt komt de openstaande in-of verkoopfactuur op ‘betaald’ te staan. Als het ware valt deze factuur dus weg. Het afletteren kun je zowel handmatig als automatisch doen.
Bij automatisch afletteren hoef je alleen jouw bankafschriften en je PSP-transacties te importeren. Op basis van de omschrijving en het bedrag op de afschriften, probeert het boekhoudprogramma een match te vinden met de openstaande posten in jouw administratie. Als deze match er is, zal er automatisch worden afgeletterd. De afgeletterde mutaties verdwijnen uit het overzicht, zo weet je precies wat er afgeletterd is en welke posten er nog openstaan.
Nog makkelijker afletteren dankzij software koppelingen van Combidesk
Om dit importproces te automatiseren en veel tijd te besparen, kun je koppelingen van Combidesk installeren. Dergelijke koppelingen synchroniseren de omzet uit je webshop en transacties van je betaalprovider (PSP) naar je boekhoudprogramma. Hiervoor installeer je twee koppelingen, een (1) koppeling tussen jouw webshop en boekhoudprogramma en (2) een koppeling tussen jouw betaalprovider en boekhoudprogramma.
Belangrijk hierbij is dat jouw boekhoudprogramma zowel met jouw webshop als de betaalprovider gekoppeld kan worden om automatisch af te letteren. We geven je verderop in dit artikel een overzicht van alle Combidesk koppelingen die dit mogelijk maken.
Automatisch afletteren met Combidesk werkt als volgt:
Stap 1: Er wordt een aankoop gedaan
Er wordt een aankoop gedaan in jouw webshop. De klant betaalt via een betaalsysteem dat jij via een betaalprovider aanbiedt.
Stap 2: De PSP verwerkt de betaling
Vervolgens zal de betaalprovider de betaling verwerken. Wanneer de PSP-transactie niet geslaagd is zal er een nieuwe poging tot betalen gedaan worden. Is het wel geslaagd? Dan zal jouw webshop de PSP-transactie noteren.
Stap 3: De Combidesk koppeling synchroniseert de order
De Combidesk koppeling tussen jouw webshop en jouw boekhoudsysteem zal de order synchroniseren. Hierbij wordt de verkooporder automatisch doorgezet als verkoopboeking of -factuur in jouw boekhoudsysteem. Inclusief de klantgegevens die bij de verkooporder horen.
Stap 4: PSP-transactie
Volgend op stap 3 wordt er door de Combidesk koppeling tussen jouw Payment Service Provider en het boekhoudprogramma de PSP-transactie opgehaald en automatisch gematcht aan de juiste openstaande post in jouw boekhouding, in dit geval de juiste verkooporder. Dit gebeurt één keer per dag of week, dit is afhankelijk van de frequentie van uitbetalen van jouw PSP.
Probeer Combidesk gratis
Dankzij de software koppelingen van Combidesk kun jij automatisch afletteren en wordt het bijhouden van jouw administratie een fluitje van een cent. Combidesk biedt verschillende koppelingen aan tussen de bedrijfssoftware die jij als webshop eigenaar gebruikt, zie het overzicht hieronder.
Voor een vast bedrag per maand zorgt Combidesk voor een kant-en-klare koppeling tussen jouw systemen. Hierdoor kun je niet alleen automatisch afletteren, maar ook menselijke fouten voorkomen en tijd besparen. Bekijk de mogelijke boekhoud-, betalings– en webshop koppelingen van Combidesk.
Dit blog is geschreven door Combidesk.
